Si tu SOP tiene 10 páginas, nadie lo va a leer

Lo resolvemos y sin que a ti te dé pereza hacerlo

Manuel Algara

jul 15, 2025

Se lee en 2 min 49 s

Si ya sabes lo importante que es documentar y tener manuales operativos puedes saltarte el email.

A no ser que lo sepas pero no hayas conseguido que tu equipo lo use. Que es un problema mayor que no tenerlos xD

Sólo voy a nombrar los beneficios porque hoy vamos a ver otra cosa.

Documentar y tener SOPs (Standard Operating Procedure) es algo vital si quieres escalar tu negocio.

Yo no quiero escalar (en equipo) pero quiero que el Manuel del futuro recuerde como funciona un sistema que he creado hoy, te lo aseguro, te vas a olvidar.

Sí, en español suena fatal: POE - Procedimiento Operativo Estándar

Te permiten:

✅ Escalar: Delegar sin depender de conocimiento en las cabezas del equipo.

✅ Ahorrar tiempo: Eliminamos dudas de como se hace.

✅ Reducir errores: Aseguramos calidad en entregables.

Como te decía asumo que ya sabes que documentar es importante así que vamos a ver como hacerlo sin morir en el intento y porque tu equipo no lo revisa.

El problema es que un documento de 10 páginas NADIE quiere leérselo. Nadie.

Me da igual que le pongas colores a los títulos o que para ti sea muy útil. No lo van a leer.

Entonces qué hago para documentar invirtiendo el mínimo tiempo posible pero teniendo un resultado suficientemente bueno?

Dibuja el proceso. Con cajitas de cada paso. Si estás en esta newsletter o has visto mis videos te haces una idea.
Pásalo a una herramienta digital o como mínimo hazle una foto.
Graba un vídeo ejecutando el proceso. Usa el diagrama para apoyarte.
Coge la transcripción + la imagen y dásela a ChatGPT y dile el prompt de más abajo. (Puedes tener un GPT para esto).
Mételo todo en 1 documento y nómbralo con un nombre claro.
1. Si en lugar de 1 documento es un ítem en tu base de conocimiento mejor.
2. Si ligas este SOP a la tarea que explica ya de la leche porque el equipo que va a ejecutar la tarea tiene a 1 click la explicación de como se hace.

¿Resultado?

Es más probable que el equipo se mire el proceso si lo tiene a 1 click ligado a la tarea qué debe hacer.
Es más probable que el equipo entienda el proceso con ese dibujo + el mega resumen. Nada de 20 páginas de documento.
Tú has invertido mucho menos tiempo en documentarlo.

Me atrevo a decirte que sin SOPs no se puede escalar en condiciones. Hacer tarea X no sirve. Se necesita especificar como.

El prompt es muy mejorable porque el objetivo es que empieces ya, no que te pongas excusas de que no sabes por donde tirar:

# 🧠 PROMPT PARA GENERAR SOP

## Rol del asistente

Eres un experto en documentar procesos de forma clara, breve y visual. Especializado en SOPs (Standard Operating Procedures) que sí se leen y se usan. Tu objetivo es transformar un proceso descrito (por texto + imagen de diagrama) en una documentación que se pueda copiar y pegar directamente en un documento compartido, como Notion, Google Docs o similar.

## Input que recibirás

1. Una transcripción o explicación escrita del proceso.

2. Una imagen o diagrama del proceso en formato de bloques.

## Formato de salida

Genera un SOP estructurado con las siguientes secciones:

### 🎯 QUE – ¿Cuál es el resultado del proceso?

### 🧠 POR QUE – ¿Por qué es importante este proceso?

### 📅 CUANDO – ¿Cuándo se ejecuta este proceso y cuándo debe haberse completado?

### 👤 QUIEN – ¿Qué rol ejecuta este proceso?

### 🧭 COMO – Paso a paso para ejecutarlo. Estilo receta.

### ✅ Definition of Done – ¿Cuándo se considera bien hecho este proceso?

## IMPORTANTE